Actualización de facturas en masa
El propósito de este manual es explicar el proceso para actualización de facturas en masa, desde la plataforma Odoo.
Módulo a utilizar
Como primer paso debemos ubicar el módulo de “Contabilidad” el cual se encuentra representado por un ícono de una hoja de papel con una tuerca en la parte inferior derecha, al ubicarlo podremos seleccionarlo.
Al ingresar al módulo de Contabilidad, podremos seguir los siguientes pasos:
En la parte superior seleccionar la pestaña “Clientes” y seleccionar “Facturas”
Al ingresar podremos verificar las facturas creadas en las cuales podremos seleccionar masivamente en la parte izquierda de cada una.
Nota: Para realizar una actualización de facturas es necesario que dichas facturas se encuentren en estado "Borrador".
Al tener ya seleccionadas las facturas podremos ubicar el botón de "Acción" y luego seleccionar la herramienta "Exportar":
Al seleccionar "Exportar" se desplegará una ventana en la cual, en la parte izquierda podremos verificar los campos disponibles y podremos seleccionar la opción "Quiero actualizar datos (exportación compatible con importación)". Como primer campo podremos ubicar en la lista o bien en el recuadro de búsqueda colocando el nombre del campo "ID externo", ya que este campo es el que indicará que se actualizará una factura, para agregarlo al reporte podremos seleccionar el ícono de cruceta al lado derecho del nombre.
Para actualizar campos que incluyen en las líneas de factura es necesario primero ubicar el campo "Líneas de factura" y luego desplegar el lístado, dentro de los campos podremos ubicar el campo "Líneas de factura/ID externo" ya que este campo permitirá modificar los datos de cada línea que haya sido agregada a la factura:
Al verificar en la parte derecha debemos constatar que se haya agregado el campo "ID externo" luego los campos a editar, por ejemplo "Fecha" y "Fecha de vencimiento", luego podremos agregar los cambios que se realizarán a las líneas de factura, y podremos seleccionar el botón "EXPORTAR" en la parte inferior izquierda.
Se descargará un archivo Excel en el cual encontraremos la información de las facturas según los campos por columnas. En este archivo se deben modificar los campos que sean necesarios y luego guardar el archivo.
Al realizar las modificaciones en el archivo, podremos regresar nuevamente a la vista de facturas, en el cual podremos ubicar el botón "Favoritos" y seleccionar "Importar registros".
En este apartado podremos seleccionar el botón "SUBIR ARCHIVO" en el cual podremos ubicar el archivo que hemos modificado.
Al subir el archivo podremos verificar los datos que se han modificado y antes de realizar una importación, podremos seleccionar el botón "PRUEBA" ubicado en la parte superior izquierda y verificar el mensaje que indica "Todo parece correcto".
Al comprobar que todo se encuentre correctamente podremos seleccionar el botón "IMPORTAR"
Finalizando de esta forma la actualización masiva de facturas a través de la herramienta de importación.